Quy định chi phí đi công tác hợp lý trong doanh nghiệp

Chi phí công tác phí khi đi công tác hợp lệ thì cần chứng từ gì? Quy định mức công tác phí được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN?

 

Theo điểm 2.8 điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định mức công tác phí được trừ khi tính thuế TNDN cụ thể như sau:

 

“ - Chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp DN có khoán tiền đi lại và tiền ở cho người lao động thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại và tiền ở theo quy định của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước”

 

Như vậy để đưa chi phí đi công tác hợp lý thì cần:

 

1. Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.

Tải về: Mẫu Quyết định cử đi công tác

 

2. Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.

Tải về: Mẫu Giấy đi đường

 

3. Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….

Xem thêm: Chi phí vé máy bay đi công tác hợp lệ

 

Nhưng các bạn phải chú ý:

 

- Sẽ không được trừ nếu: Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động; Phần chi phụ cấp cho người lao động đi công tác trong nước và nước ngoài vượt quá 02 lần mức quy định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước.

 

Như vậy:

- Nếu phụ cấp công tác phí theo đúng quy định trên thì được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN (vì đây không là khoản thu nhập của người đi công tác).

- Nếu vượt mức quy định trên thì không được tính vào thu nhập chịu thuế TNDN, đồng thời phần vượt này là khoản lợi ích khác người đi công tác được hưởng nên phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

 

Mức phụ cấp cụ thể như sau:

 

1. Nếu đi công tác trong nước:

Theo Thông tư 97/2010/TT-BTC ngày 06/07/2010 của Bộ Tài chính:

 

a. Phụ cấp lưu trú:

- Mức phụ cấp lưu trú để trả cho người đi công tác tối đa không quá 150.000 đồng/ngày.

             Trường hợp đi công tác trong ngày (đi và về trong ngày) thủ trưởng đơn vị quyết định mức phụ cấp lưu trú theo các tiêu chí: căn cứ theo số giờ thực tế đi công tác trong ngày, theo thời gian phải làm ngoài giờ hành chính (bao gồm cả thời gian đi trên đường), quãng đường đi công tác... và phải được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.

 

- Mức phụ cấp lưu trú tối đa là 200.000 đồng/người/ngày  thực tế đi biển, đảo.

 

b. Thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác:

 

+/ Thanh toán theo hình thức khoán:

- Đi công tác ở quận thuộc thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Hải Phòng, thành phố Cần Thơ, thành phố Đà Nẵng và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh. Mức khoán tối đa không quá 350.000 đồng/ngày/người;

- Đi công tác tại huyện thuộc các thành phố trực thuộc trung ương, tại thị xã, thành phố còn lại thuộc tỉnh: Mức khoán tối đa không quá 250.000 đồng/ngày/người;

- Đi công tác tại các vùng còn lại: Mức khoán tối đa không quá 200.000 đồng/ngày/người;

- Lãnh đạo cấp Bộ trưởng, Thứ trưởng và các chức danh tương đương nếu nhận khoán thì mức khoán tối đa không quá 900.000 đồng/ngày/người, không phân biệt nơi đến công tác.

- Trường hợp cán bộ đi công tác do phải hoàn thành công việc đến cuối ngày, hoặc do chỉ đăng ký được phương tiện đi lại (vé máy bay, tàu hoả, ô tô) từ 18h đến 24h cùng ngày, thì được thanh toán tiền nghỉ của nửa ngày nghỉ thêm tối đa bằng 50% mức khoán phòng tương ứng.

 

+/ Thanh toán theo hoá đơn thực tế:

- Đối với các đối tượng Lãnh đạo cấp Bộ trưởng và các chức danh tương đương: Được thanh toán mức giá thuê phòng ngủ tối đa là 2.500.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng;

- Đi công tác tại các quận thuộc thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Hải Phòng, thành phố Cần Thơ, thành phố Đà Nẵng; thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh:

      - Đối với các đối tượng Lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 đến 1,3 của các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp và các chức danh tương đương thuộc cơ quan Đảng, Mặt trận và các đoàn thể: Được thanh toán mức giá thuê phòng ngủ tối đa là 1.200.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng;

     - Đối với các đối tượng, cán bộ công chức còn lại: Được thanh toán mức giá thuê phòng ngủ tối đa là 900.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 người/phòng;

- Đi công tác tại các vùng còn lại:

     -  Đối với các đối tượng Lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 đến 1,3 của các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp và các chức danh tương đương thuộc cơ quan Đảng, Mặt trận và các đoàn thể: Được thanh toán mức giá thuê phòng ngủ tối đa là 1.000.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng;

     - Đối với các đối tượng, cán bộ công chức còn lại: Được thanh toán mức giá thuê phòng ngủ tối đa là 600.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 người/phòng;

2. Nếu đi công tác nước ngoài:

Các bạn xem chi tiết tại Theo Thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/6/2012 của Bộ Tài chính nhé

 

Xem thêm: Các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN