Sử dụng tính năng chèn hàm Subtotal
Tính năng Data | Outline | Subtotal từ thanh thực đơn giúp chúng ta chèn hàm Subtotal vào bảng số liệu một cách tự động và các phép tính có thể tính cho các nhóm dữ liệu khác nhau. Để sử dụng chức năng này trước tiên tập số liệu phải được sắp xếp theo thứ tự tại các cột dữ liệu (Field) mà ta cần nhóm lại khi tính toán.
Ví dụ: Cho tập số liệu như hình dưới hãy tính Tổng (2 cột Sales và Contacts) cho từng tháng và tổng cho từng khu vực (Lưu ý tập số liệu bên dưới đã được sắp xếp các cột Month và Region trước khi thực hiện lệnh SubTotal).
Để thực hiện yêu cầu trên, ta để ô hiện hành trong vùng dữ liệu cần tính và chọn thanh Ribbon | Data | Outline | SubTotal (Excel 2007, Excel cũ thì chọn Data | Subtotals…). Hộp thoại Subtotal xuất hiện như hình dưới.
Các tuỳ chọn trong hộp thoại Subtotal:
Lưu ý: Nếu dùng subtotals cho một vùng dữ liệu đã áp dụng lệnh Filter, thì hàm subtotal có thể sẽ không cho kết qảu đúng khi ta bỏ lệnh Filter.
Bảng kết quả trên được thực hiện bằng 2 lệnh subtotal, lưu ý khi ra lệnh subtotal thứ hai bạn nhớ bỏ tuỳ chọn Replace Current Subtotals trong hộp thoại Subtotal.
Các hàm SUBTOTAL dùng trong lệnh Subtotal cũng chính là hàm Subtotal của Excel tuy nhiên khi thực hiện lệnh Subtotal thì Excel tạo giúp chúng ta Outline một cách tự động. Chẳng hạn như công thức Subtotal tại ô E9 (Tổng doanh số của tháng một) là như sau:
=SUBTOTAL(9,E2:E7)
Mặc dù công thức này có vùng tham chiếu chứa 2 ô có sử dụng hàm SUBTOTAL (tại ô E4 và E8) mà kết quả không hề sai, vì các ô chứa công thức này sẽ bị loại ra trong quá trình tính toán của hàm Subtotal tại ô E9 (xem lại bài viết về hàm Subtotal phần ghi chú).
Chúng ta có thể dùng các nút điều kiển Outline (bên trái cửa sổ bảng tính) để điều chỉnh các mức độ trình bày kết quả tính toán, ví dụ như hình dưới chúng ta xem kết quả trình bày mở mức Outline 3.
Tính năng Data | Outline | Subtotal từ thanh thực đơn giúp chúng ta chèn hàm Subtotal vào bảng số liệu một cách tự động và các phép tính có thể tính cho các nhóm dữ liệu khác nhau. Để sử dụng chức năng này trước tiên tập số liệu phải được sắp xếp theo thứ tự tại các cột dữ liệu (Field) mà ta cần nhóm lại khi tính toán.
Ví dụ: Cho tập số liệu như hình dưới hãy tính Tổng (2 cột Sales và Contacts) cho từng tháng và tổng cho từng khu vực (Lưu ý tập số liệu bên dưới đã được sắp xếp các cột Month và Region trước khi thực hiện lệnh SubTotal).
Để thực hiện yêu cầu trên, ta để ô hiện hành trong vùng dữ liệu cần tính và chọn thanh Ribbon | Data | Outline | SubTotal (Excel 2007, Excel cũ thì chọn Data | Subtotals…). Hộp thoại Subtotal xuất hiện như hình dưới.
Các tuỳ chọn trong hộp thoại Subtotal:
- At Each Change In: Liệt kê tất cả các tên cột hay trường (Field) của vùng (hay bảng) số liệu tính toán.
- Use Function: Chọn hàm để tính từ danh sách 11 hàm (Hàm Sum được mặc định.)
- Add Subtotal To: Liệt kê tất cả các trường của vùng (hay bảng) số liệu tính toán. Đánh dấu kiểm kế bên tên trường để chọn các trường cần thực hiện phép tính.
- Replace Current Subtotals: Nếu được chọn, Excel sẽ xoá bỏ các lệnh subtotal trước đó và thay thế bằng lệnh subtotals hiện hành.
- Page Break between Groups: Nếu được chọn, Excel sẽ chèn các dấu ngắt trang sau mỗi nhóm tính subtotal.
- Summary below Data: Nếu được chọn, Excel sẽ đặt các kết quả tính subtotals bên dưới mỗi nhóm số liệu (mặc định), ngược lại thì Excel sẽ đặt kết quả tính subtotals bên trên mỗi nhóm số liệu.
- Remove All: Nếu chọn nút này thì Excel sẽ xoá bỏ tất cả các lệnh subtotal trong vùng số liệu.
Lưu ý: Nếu dùng subtotals cho một vùng dữ liệu đã áp dụng lệnh Filter, thì hàm subtotal có thể sẽ không cho kết qảu đúng khi ta bỏ lệnh Filter.
Bảng kết quả trên được thực hiện bằng 2 lệnh subtotal, lưu ý khi ra lệnh subtotal thứ hai bạn nhớ bỏ tuỳ chọn Replace Current Subtotals trong hộp thoại Subtotal.
Các hàm SUBTOTAL dùng trong lệnh Subtotal cũng chính là hàm Subtotal của Excel tuy nhiên khi thực hiện lệnh Subtotal thì Excel tạo giúp chúng ta Outline một cách tự động. Chẳng hạn như công thức Subtotal tại ô E9 (Tổng doanh số của tháng một) là như sau:
=SUBTOTAL(9,E2:E7)
Mặc dù công thức này có vùng tham chiếu chứa 2 ô có sử dụng hàm SUBTOTAL (tại ô E4 và E8) mà kết quả không hề sai, vì các ô chứa công thức này sẽ bị loại ra trong quá trình tính toán của hàm Subtotal tại ô E9 (xem lại bài viết về hàm Subtotal phần ghi chú).
Chúng ta có thể dùng các nút điều kiển Outline (bên trái cửa sổ bảng tính) để điều chỉnh các mức độ trình bày kết quả tính toán, ví dụ như hình dưới chúng ta xem kết quả trình bày mở mức Outline 3.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét