Phần mềm kế toán Fast Accounting hiện đang được sử dụng khá phổ biến ở các doanh nghiệp. Với nhiều tính năng ưu việt, phần mềm kế toán này cũng đã được nhiều trường trung học chuyên nghiệp, cao đẳng và đại học sử dụng làm tài liệu giảng dạy cho chuyên ngành kế toán. Bài viết này nhằm giới thiệu các tính năng nỗi bật của Fast Accounting, đồng thời chỉ ra một vài hạn chế của phần mềm, như là một lưu ý nhỏ cho những người sử dụng và hướng nghiên cứu tiếp theo cho những đối tượng quan tâm đến phần mềm này.
Sau đây tôi sẽ đưa ra các luận điểm để đánh giá một cách khách quan về phần mềm Fast.
* Ưu điểm của Fast Accounting:
Phần mềm kế toán Fast Accounting là sản phẩm của công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast. Sản phẩm này có những ưu điểm sau:
1. Thân thiện với người sử dụng.
2. Đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp về cập nhật và khai thác các thông tin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, hỗ trợ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả.
3. Đáp ứng các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về theo dõi tình hình mua hàng, bán hàng, theo dõi công nợ, theo dõi hàng tồn kho, theo dõi chi phí và tính giá thành sản phẩm, theo dõi dòng tiền…
4. Đáp ứng các khả năng thay đổi và phát triển trong tương lai của doanh nghiệp và các yêu cầu về quản lý tài chính kế toán và thuế bằng cách cập nhật kịp thời các thông tư, các quyết định của Bộ tài chính.
5. Ngoài ra, Fast Accounting còn có nhiều tính năng mạnh và nhiều tiện ích giúp cho việc sử dụng chương trình được dễ dàng và khai thác chương trình hiệu quả. Cụ thể: Fast Accounting được tổ chức theo các phân hệ nghiệp vụ gồm: phân hệ kế toán tổng hợp, phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế toán tài sản cố định, phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành.
a. Phân hệ kế toán tổng hợp: Đóng vai trò trung tâm tiếp nhận dữ liệu từ tất cả các phân hệ. Phân hệ này cho phép người sử dụng cập nhật các phiếu kế toán, tạo các bút toán cuối kỳ, lên sổ sách kế toán và lập các báo cáo tài chính một cách thuận tiện và chính xác.
b. Phân hệ kế toán vốn bằng tiền: Phân hệ này quản lý mọi thu chi liên quan đến tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền vay. Phân hệ này cho phép cập nhật các phiếu thu tiền bán hàng, thanh toán cho nhà cung cấp và lập các báo cáo liên quan đến quản lý tiền mặt, theo dõi dòng tiền vào ra.
c. Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu quản lý hoá đơn bán hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại, phân bổ số tiền đã thu cho các hoá đơn và lên các báo cáo về doanh thu bán hàng, về công nợ phải thu.
d. Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả: phân hệ này quản lý phiếu nhập mua hàng, phiếu xuất trả lại nhà cung cấp, phân bổ số tiền đã trả cho các hoá đơn. Phân hệ này còn cho phép lên các báo cáo về hàng nhập mua, công nợ phải thu.
Fast Accounting quản lý công nợ chi tiết đến từng khách hàng (hoặc nhà cung cấp), từng hoá đơn phải thu (hoặc phải trả) và từng hợp đồng mua (hoặc bán). Việc phân bổ số tiền thanh toán cho các hoá đơn có thể thực hiện tự động hoặc trực tiếp. Ngoài ra Fast Accounting cho phép xử lý giảm trừ công nợ chi tiết theo hoá đơn trong trường hợp hàng bán bị trả lại, giảm giá, chên lệch tỷ giá, tạm ứng trước tiền hàng và các khoản giảm trừ khác.
e. Phân hệ kế toán hàng tồn kho: Phân hệ này quản lý phiếu nhập, phiếu xuất và phiếu xuất điều chuyển kho. Fast Accounting cho phép tính giá hàng tồn kho theo nhiều phương pháp khác nhau: nhập trước – xuất trước, trung bình tháng, trung bình di động, đích danh. Ngoài ra phân hệ này còn cho phép lên các báo cáo về hàng nhập, hàng xuất theo mặt hàng, vụ việc và lên báo cáo tồn kho.
f. Phân hệ kế toán tài sản cố định: Phân hệ này lưu giữ các thông tin cần thiết về tài sản cố định từ thời điểm mua đến khi thanh lý, giúp người sử dụng nắm rõ tình hình sử dụng tài sản cố định của công ty và giá trị khấu hao của TSCĐ tại một thời điểm bất kỳ. Ngoài ra Fast Accounting còn cho phép theo dõi TSCĐ theo nhiều nguồn vốn khác nhau, theo dõi việc tăng giảm giá trị của một tài sản, theo dõi việc luân chuyển tài sản giữa các bộ phận sử dụng; đồng thời cung cấp các báo cáo về kiểm kê, báo cáo về tăng giảm và báo cáo về khấu hao TSCĐ.
g. Phân hệ kế toán chi phí và giá thành: Phân hệ này tập hợp và phân tích chi phí bán hàng, chi phí quản lý và tính giá thành sản phẩm. Fast Accounting cung cấp các chương trình tính giá cho các công trình xây lắp, sản phẩm sản xuất liên tục và sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng. Việc tính giá thành sản phẩm có thể có theo phương pháp tập hợp trực tiếp, tính theo định mức hoặc phân bổ theo tỷ lệ. Ngoài ra Fast Accounting còn cho phép tính giá thành trong trường hợp có nhiều công đoạn và có nhiều phân xưởng và tính chi tiết theo lệnh sản xuất. Giá thành được phân tích theo các yếu tố chi phí và có thể chi tiết đến từng vật tư được sử dụng.
6. Fast Accounting cho phép quản lý đa tiền tệ. Mọi giao dịch đều có thể nhập và lưu theo đồng tiền giao dịch và được quy đổi về đồng tiền hạch toán. Cho phép người sử dụng lựa chọn cách tính tỷ giá ghi sổ theo các phương pháp nhập trước-xuất trước, trung bình tháng, đích danh hoặc tỷ giá giao dịch. Khi thanht oán chương trình tự động tạo ra bút toán chênh lệch tỷ giá so với tỷ giá ban đầu khi xuất hoá đơn hoặc cho phép quy đổi về đồng tiền theo dõi công nợ trong trường hợp thanh toán bằng đồng tiền hạch toán VNĐ. Cuối kỳ chương trình có chức năng tính chênh lệch tỷ giá cuối kỳ của từng tài khoản và của từng khách hàng hay nhà cung cấp. Các báo cáo có thể được in ra theo đồng tiền hạch toán hoặc theo nguyên tệ và đồng tiền hạch toán.
7. Fast Accounting cho phép quản lý số liệu năm. Người sử dụng có thể lên báo cáo công nợ, các báo cáo liên quan đến các hợp đồng, công trình xây dựng của nhiều năm mà không phải in riêng từng năm rồi sau đó ghép các báo cáo lại với nhau.
8. Fast Accounting còn cung cấp một loạt các báo cáo phân tích số liệu của nhiều kỳ hạch toán kinh doanh khác nhau trên một bảng nhiều cột. Số liệu của mỗi kỳ được in ra ở một cột riêng. Người sử dụng có thể lựa chọn so sánh kỳ báo cáo ngày, tuần, tháng, quý, năm và số kỳ so sánh tuỳ ý. Thậm chí có cả báo cáo so sánh giữa các kỳ kế tiếp và cùng kỳ nhưng so sánh giữa các năm.
9. Fast Accounting cho phép quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở, cho phép lên báo cáo của từng đơn vị cơ sở hoặc của tổng công ty. Số liệu có thể được nhập ở nhiều nơi và chuyển về công ty mẹ.
10. Bằng hệ thống các menu và các phím chức năng F1 đến F10, Fast Accounting thật tiện ích khi nhập các số liệu. Chỉ bằng thao tác Right Click, ta có thể chuyển từ màn hình nhập liệu này sang màn hình nhập liệu khác. Fast Accounting còn cho phép lọc tìm số liệu theo bất kỳ thông tin nhập liệu nào (tìm kiếm theo tên hoặc mã), cho phép xem phiếu nhập và phiếu xuất để tra cứu giá, cho phép lưu và in chứng từ nhưng chưa bắt buộc chuyển vào sổ cái.
11. Fast Accounting tự động hoá xử lý số liệu như: Tự động phân bổ chi phí mua hàng, tự động tập hợp số liệu tạo ra bút toán kết chuyển, phân bổ, tính toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ, tự động hạch toán các chứng từ nhập xuất kho.
12. Fast Accounting cho phép người sử dụng khi đang xem báo cáo tổng hợp chỉ bằng một phím là có thể xem tiếp đến chứng từ ban đầu. Điều này rất tiện lợi cho các kế toán viên và kế toán tổng hợp khi muốn kiểm tra và đối chiếu số liệu.
13. Fast Accounting cho phép in báo cáo nhanh theo yêu cầu với các thao tác đơn giản và dễ nhớ như trong phần mềm ứng dụng Excel (của Microsoft).
14. Fast Accounting tạo ra các tiện ích khi xem báo cáo như: thay đổi kiểu xem và nhóm số liệu theo nhiều chiều khác nhau, cho phép xem dưới dạng đồ thị các báo cáo với nhiều cột số liệu.
15. Fast Accounting cho phép lựa chọn các hình thức ghi chép sổ sách kế toán, lựa chọn phương pháp kiểm kê hàng tồn kho, lựa chọn cách tính giá hàng tồn kho và tính tỷ giá ghi sổ.
16. Fast Accounting cho phép bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng đọc, sữa, xóa, tạo mới trong chương trình cho từng người sử dụng.
* Nhưng ngoài những ưu điểm nổi bật trên thì trong quá trình sử dụng nhận thấy phần mềm kế toán Fast Accounting có các nhược điểm sau:
Bên cạnh các tính năng nỗi bật, Fast Accounting cũng có những hạn chế nhất định. Cụ thể:
1. Mặc dù Fast Accounting cho phép bảo mật bằng mật khẩu và phân quyền truy nhập chi tiết đến từng chức năng đọc, sữa, xóa, tạo mới trong chương trình cho từng người sử dụng nhưng do chương trình được viết trên nền Visual Fox nên tính bảo mật của chương trình là không cao, nhất là trong thời đại hiện nay việc sử dụng mạng để chia sẻ thông tin là tất yếu.
2. Mặc dù khá thân thiện nhưng khi gõ mật khẩu để vào chương trình Fast Accounting, nếu gõ sai thì chương trình không đưa ra thông báo gõ lại cho đúng. Muốn vào lại Fast Accounting thì phải chạy lại chương trình và gõ lại mật khẩu… Điều này gây ra một sự khó chịu cho người sử dụng.
3. Về phân quyền, Fast Accounting chưa sắp xếp được theo từng phân hệ để dễ phân quyền theo chức năng, chưa thể hiện được quyền cụ thể như: sữa, xem, in… Ngoài ra, trong việc phân quyền Fast Accounting không cho phép tạo ra những nhóm người sử dụng có quyền như nhau để có thể làm thay nhau khi bận việc đột xuất: Đi công tác, đau ốm… Thêm vào đó, một cá nhân khi được phân quyền chỉ có thể xem, đọc, sữa, xoá, in trong quyền đã được phân mà không có quyền xem những phần khác có liên quan đến công việc của họ để phối hợp công việc tốt hơn.
4. Fast Accounting không linh hoạt trong các báo cáo, mỗi khi Nhà nước thay đổi mẫu báo cáo thì chính công ty phải sữa lại cho khách hàng.
5. Việc xác nhận tính hiệu lực của bản ghi trong quá trình nhập liệu chưa được thể hiện ở Fast Accounting.
6. Việc xử lý chứng từ trùng lắp: Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ Việt Nam, chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân hàng, giấy báo nợ ưu tiên hơn giấy báo có (trường hợp chuyển tiền giữa 2 ngân hàng)… như vậy thứ tự ưu tiên không theo một trình tự nhất định, không phân biệt chứng từ thu và chi cái nào ưu tiên hơn cái nào, các phương án đưa ra khi xử lý một loại chứng từ trùng đôi khi trái ngược nhau… điều này gây cho người sử dụng khó lựa chọn và xử lý, nhất là những kế toán viên có nghiệp vụ không cao.
7. Việc định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải chia thành nhiều tiểu khoản theo yêu cầu của phần mềm làm người sử dụng cảm thấy phức tạp khi phải ghi nhớ quá nhiều tiểu khoản. Ví dụ: Tài khoản 131 “phải thu của khách hàng” khi định khoản phải chia thành 3 tiểu khoản 1311, 1312, 1313.
8. Trường hợp bán hàng giao tay ba, Fast Accounting chưa xử lý được như trong thực tế của nghiệp vụ kế toán. Cụ thể: Để thực hiện được nghiệp vụ này trước hết người mua hàng phải nhập kho “ảo” lô hàng mua sau đó mới tiến hành bán lô hàng đó, trong lúc đó nghiệp vụ kế toán cho lô hàng này là mua rồi bán thẳng mà không qua nhập kho.
9. Fast Accounting thiết lập quan hệ giữa các cơ sở dữ liệu bằng lệnh của chương trình mà chưa liên kết được SQL.
